Comment optimiser la prise de rendez-vous en centre d’appels ?

Les tactiques pour réussir sa prise de rendez-vous en centre d’appels

Pour pouvoir bien cerner les besoins des clients et s’arranger selon leur disponibilité, il est nécessaire d’entamer une procédure de prospection et de prise de rendez-vous. Dans le cas où l’entreprise a choisi d’externaliser son centre d’appels, cette tâche revient à un prestataire de service qui est spécialisé dans le domaine de la gestion de relation client. Du côté des professionnels, il n’est pas rare que la prise de rendez-vous en centre d’appels donne du fil à retordre aux commerciaux. Suite à de nombreux refus, il n’y a rien de plus désagréable que de craindre de ne pas obtenir un seul rendez-vous durant des heures. Mais, peut-être qu’améliorer la tactique d’approche des clients peut aider à échapper de cet échec ennuyeux.

Qualifier préalablement les bases de données des prospects

Afin d’éviter aux commerciaux de perdre du temps avec des clients qui n’ont aucune correspondance avec la campagne menée, il faut mettre à leur disposition des bases de données qualifiées à partir de laquelle ils peuvent facilement orienter leur attention. Cela permet de gagner du temps et aussi d’éviter les refus cumulés de la part des clients.

La prise de rendez-vous en centre d’appels se déroule suivant des étapes précises que les commerciaux doivent suivre à la lettre. En premier lieu, l’identification du client qui doit être effectuée  de manière directe en étant le plus concise possible. Cette étape est primordiale afin de s’assurer que la personne au bout du fil est bien le prospect ciblé au lieu de perdre du temps.

Une fois le client identifié, le commercial peut entamer la conversation en se présentant courtement. Pour ce faire, il suffit de mentionner son nom, sa fonction et le nom de l’entreprise. De même, cette présentation doit être directe et courte. Cela étant fait, le commercial peut exposer l’objet de son appel. Cette étape est décisive pour intéresser le client. La façon dont le commercial expose son objectif est déterminante lors d’une prise de rendez-vous en centre d’appels.

Les comportements à adopter lors d’une prise de rendez-vous en centre d’appels

La manière dont va réagir le client dépend de l’aptitude de commercial à attirer son attention. Ensuite, ce dernier enchaine ses questions, propose la date et l’heure du rendez-vous et le rectifie en fonction de la disponibilité du client. Par ailleurs, il est nécessaire d’anticiper les objections des clients afin de ne pas être pris par surprise. Donc, le commercial doit avoir en tête tous les cas de figure de résistance des clients et préparer préalablement d’autres alternatives ou d’autres suggestions à proposer. Il doit aussi se rappeler que son objectif est la fixation de rendez-vous. De ce fait, il doit esquiver les objections sur les caractéristiques des produits en proposant par exemple de fixer un rendez-vous pour en discuter.

La prise de rendez-vous en centre d’appels nécessite un entrainement. Le client se fait une idée du commercial en se basant sur sa voie. Donc, pour le mettre en confiance, il faut bien travailler le ton : sûr de soi, courtois mais décisif.

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