Secrétariat à distance : ses avantages

Télé-secrétariat, ses points forts

Actuellement, le secrétariat à distance fait partie intégrante des mœurs des entreprises. Ce sont surtout les professions libérales et les artisans qui s’y intéressent le plus. Il est souvent pratiqué par des secrétaires indépendants spécialistes dans l’assistanat et travaillant en interne dans une société cliente ou à distance.

Le secrétariat à distance, une tendance de plus

Né vers les années 80, le télé-secrétariat a été adopté pour la première fois par le secrétariat médical, où des médecins ont demandé à leurs secrétaires d’assurer la permanence téléphonique et les prises de rendez-vous depuis leur domicile. Pouvant assurer en même temps les services de plusieurs médecins, les télétravailleurs y ont pris goût en reconnaissant les avantages pécuniaires qu’ils peuvent en tirer. La vulgarisation de l’internet et les nouveautés technologiques de communication et d’information aidant, le télé-secrétariat s’est très vite développé. En effet, le télétravailleur n’a plus besoin de se trouver dans les locaux de l’entreprise employeur pour avoir accès à toutes les informations utiles à son travail. Les données y sont envoyées par e-mail ou par documents partagés.

Auparavant, les télésecrétaires étaient en général des femmes mais les messieurs commencent également à investir ce secteur de travail à distance. Ils se spécialisent dans de nombreux domaines tels que le juridique, le médical, les assurances ou l’industrie…Les tâches se diversifient selon les domaines d’intervention de chacun et suivant la prestation demandée. C’est dans ce sens que le marché est en pleine expansion et qu’il est porteur de nouvelles perspectives. Son développement est aussi dû au fait que certaines PME et TPE françaises n’ont pas une quantité de travail suffisante pour embaucher une assistance. Elles n’ont pas non plus les moyens financiers nécessaires pour engager un employé travaillant même à mi-temps. Et c’est dans cette optique que la solution du télé-secrétariat leur semble la solution adéquate pour y pallier.

Dans la pratique, le télétravailleur travaille de chez lui. Ses prestations se basent sur un devis préalable quand il s’agit d’opérations ponctuelles. Elles peuvent également faire l’objet d’un contrat signé entre les deux parties. Les tâches comprennent les travaux de secrétariat classiques tels que la rédaction de courriers, d’e-mails, de factures et leur envoi. Comme c’est un travail à distance, un télésecrétaire peut avoir simultanément plusieurs clients en France ou à l’étranger.

Le secrétariat à distance, la tendance du moment

Le télé-secrétariat devenu à la mode

Le secrétariat à distance se vulgarise et recrute de plus en plus de professionnels dans le secteur de la bureautique. Son développement se trouve dans la flexibilité de ses horaires de travail à un coût de prestation de services convenable.

Les avantages du secrétariat à distance

Les personnes les plus enclins au métier du télé-secrétariat sont celles ayant déjà exercé la profession de secrétaire. Tous les types d’entreprises peuvent faire appel aux services d’un secrétaire à distance, mais c’est le secteur médical et paramédical qui est le plus sujet à ses prestations. Une des tâches du secrétaire à distance consiste à couvrir la plage horaire pendant lequel son employeur n’est pas au bureau. Il se charge des prises de rendez-vous, de la réception des messages téléphoniques et des e-mails. Le secrétaire à distance s’occupe également de la mise en contact direct des clients avec l’employeur en cas de besoin. Ce concept permet aux professionnels de se concentrer sur le cœur de leur métier.

Prenons en effet exemple sur un médecin qui travaille seul dans le cabinet à longueur de journée. Cet horaire de travail ne conviendrait pas à un secrétaire de bureau, c’est pourquoi il est obligé d’avoir recours à un secrétaire à distance pour assurer la prise de rendez-vous de ses clients et pour répondre au téléphone.

Les grandes entreprises sont aussi les plus intéressées par le secrétariat à distance. En effet, elles font appel au télé-secrétariat pour prendre le relais lorsque leurs secrétaires sont en congé afin de noter les messages et les transmettre aux dirigeants. C’est dans ce sens que l’entreprise soigne son image quand un interlocuteur appelle car il y aura toujours quelqu’un pour décrocher. L’artisan œuvrant pour son propre compte est également susceptible de s’intéresser au secrétariat à distance.

L’essor du télé-secrétariat réside donc dans sa capacité à gérer dans l’immédiat les agendas les plus serrés. Être réactif est dans ce cas indispensable pour faire face aux demandes des clients de plus en plus mobiles.